不採用者の履歴書の取り扱いについて決まりはありますか?


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Q.不採用者の履歴書の取り扱いについて決まりはありますか?

基本的に返却しなければならないという法律上の規定はありません。

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基本的に返却しなければならないという法律上の規定はありませんが下記のような事は避けなければなりません。


  • ・履歴書を紛失する
  • ・履歴書を返却すると説明しながら返却しない
  • ・別の目的で個人情報を利用する
  • ・返却する相手を間違えて送る
  • ・採用担当者以外の人が履歴書を見る など

個人情報保護法で厚生労働省から出された指針において、 「不採用者の個人情報など、採用活動の上で必要とされなくなった情報については、写しも含め、その時点で返却、破棄または削除を適切かつ確実に行うことが求められる」 と示されており、また、求職者からは個人情報の漏洩の心配の声も多く聞かれているようです。


個人情報保護法
・第2条1項
生存する個人の情報であって、当該情報に含まれる氏名・生年月日その他の記述等により特定の個人を識別できるもの。(他の情報と容易に照合することができ、それにより特定の個人を識別することができることとなるものを含む)
・第15条
事業者は個人情報を取扱うにあたっては、その利用の目的をできる限り特定しなければならない。
・第16条1項
利用目的を変更する場合には同意が必要
・第23条1項
原則として第三者に個人情報を提供する場合には、あらかじめ本人の同意を得る必要がある。


違反をしても罰則があるわけではありませんが、万が一、個人情報の漏洩などが起これば医院の信頼を失いかねません。また、個人情報に関する考え方も厳しくなってきています。
個人情報の保護の観点から、採用活動の応募者の履歴書その他の応募書類は、不採用が決定した時点で破棄・返却を行い、医院には情報を残さないのが、もっとも安全な取扱です。


しかし、採用側で、応募者資料として保管する場合もあるかと思います。例えば採用辞退者が出た場合に、最終選考まで残った他の応募者の中から「繰り上げ採用」や「補欠採用」を取る場合などや、一度応募した人が再度応募してくる場合、せっかく選んだ人が採用を辞退したり、早々に辞めてしまったりする場合等に備えて不採用者の履歴書を保存しておく必要があるなどです。
こういったケースの場合、履歴書の返還をあらかじめ断ることには、合理的な理由があります。したがって、それ自体が不当であるとは言えず、しっかりと責任を持って、漏洩や募集に応募したという利用目的外の、応募者の個人情報の取扱が起こらないよう、またその他の事業者の義務に違反しないよう、適切に管理されるのであれば、法的には問題はありません。


履歴書を返却しない場合は、あらかじめ広告上に表記するなど応募者に伝えておくことが望まれます。広告スペースなどの問題で表記できない場合は、応募電話の際、あるいは面接の時に説明するようにしてください。
できれば社内規定とするなど重要な位置づけにして、全従業員へ周知をはかります。 適切な保管の手順・ルールを定めて、その基準にのっとりミスのない安全な管理ができる具体的なルールを定め、採用担当者がわかりやすいガイドラインづくりを行うことが望ましいでしょう。

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